Трудности с управлением временем, распределением рабочих дел и домашних задач приводят к профессиональному выгоранию. Отсюда куча статей и книг на тему эффективного распределения ресурсов. Это практически переросло в целую науку и взрастило множество бизнес-коучей и результативных управленцев.
Всегда хочется иметь в запасе 25-й час в сутках, особенно владельцам бизнеса. Это уже из мира фантастики, но научиться управлять своим временем и привести в порядок задачи, цели и дела – вполне реально. Используйте для этого техники тайм-менеджмента. Что это такое, какие техники бывают, и что можно использовать – поговорим в сегодняшней статье.
Тайм-менеджмент: что скрывается за этой формулировкой
Тайм-менеджмент – совокупность инструментов, которые позволяют управлять временем, эффективно планировать задачи и цели. Цель тайм-менеджмента: успеть как можно больше, потратив при этом как можно меньше ресурсов. В том числе и моральных. Гнаться не столько за количеством, сколько за качеством. То есть, знать определённые техники тайм-менеджмента полезно даже для определения приоритетности дел. Представьте, что вас завалило работой, а домашние дела тоже никто не отменял. Разорваться между домом и работой невозможно, тогда встает вопрос “За что взяться в первую очередь, чтобы ничего не упустить?”
Чем больше вы успеваете, тем лучше ваше настроение, больше мотивации двигаться вперед и качественнее жизнь в целом.
Для оптимизации рабочих вопросов можно использовать CRM-системы. Они помогают улучшить взаимоотношения с клиентами, повысить продажи и оптимизировать маркетинговые стратегии.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все техники эффективного управления временем сводятся к трём принципам:
- Приоритетность задач. Определяется важность, срочность и сложность запланированных задач.
- Планирование. Перед выполнением дела нужно определиться с дедлайном и количеством времени, которое уйдет на ее исполнение.
- Структурирование. Перед выполнением задачи нужно понять, как, собственно, определить результаты и отследить выполнение.
В основном техники тайм-менеджмента строятся на сочетании принципа структурирования и приоритетности задач. И очень редкие методы сочетают в себе сразу три компонента.
13 техник для эффективного тайм-менеджмента
Не буду называть эти техники лучшими или топовыми, потому что это очень субъективная позиция. Просто выберете то, что вам ближе и протестируйте. Если метод не подходит – переходите к другому. Просто всегда имейте в виду, что в начале использования любого механизма по тайм-менеджменту будет непривычно и сложно. Нужно время, чтобы подстроить свою работу и личные дела под определенные правила (ну, или наоборот).
Эти техники наиболее распространенные, и, по моему мнению, максимально простые в исполнении.
5 минут на выполнение
Есть дела, за которые просто не хочется садиться. Иногда даже стандартные рабочие вопросы вызывают только зевоту и непонятный приступ лени. И приходит она – прокрастинация. И пока до нее не дошло дело – постарайтесь заставить себя сесть за работу всего лишь на 5-10 минут. Дайте твердое обещание, чтобы мозгу не казалось, что это какая-то образная величина времени. Это реально должно быть 5-10 минут. Только отнеситесь к исполнению задачи серьезно.
В чем фишка: вы втянитесь в работу, потому что поймете, что:
а) вас никто ее не заставляет делать;
б) только вы контролируете время работы;
в) захочется довести дело до конца или повысить прогресс выполнения задачи.
В общем, неплохая техника. Сам ею часто пользуюсь. Вы можете не останавливаться конкретно на 5-10 минутах, время устанавливаете тоже вы.
Лягушка на завтрак
Метод “Съесть лягушку” означает, что с утра нужно выполнить самую неприятную и сложную задачу. Когда этот груз упадет с плеч, хорошее настроение и легкость обеспечены на весь день. И все остальные дела выполняются намного быстрее и легче. Не откладывайте неприятные дела “на потом”, постарайтесь “съедать лягушку” каждое утро.
Мелкие задачки в первую очередь
Метод, противоположный “лягушке”. Нужно в первую очередь выполнять мелкие дела: проверка рабочей почты, утренняя летучка с сотрудниками, проверка документов, анализ вчерашнего рабочего дня. Когда все мелкие, но важные и нужные вопросы будут решены, можно приступать к более глобальным делам.
Просто выберете для себя, какой метод для вас комфортнее: со старта рабочего дня решить глобальный вопрос или, наоборот, закрыть все мелкие задачи, чтобы не возвращаться к ним в течение дня.
Автофокус
Метод подойдёт тем, кто работает без жестких дедлайнов. Нужно составить список всех дел и по порядку читать его. На какой задаче остановится взгляд, ту и выполнять в первую очередь. При этом совсем неважно, это мелкая или крупная задача. В этом методе важно вообще желание выполнить работу. Если задача выполнена – просто вычеркните, если нет – перенесите дело в конец списка и читайте его заново.
«Однозадачность»
Интеллектуальный труд не приемлет многозадачности. Это так не работает. Допустим, если вы будете одновременно читать полезную статью и слушать лекцию по маркетингу, вряд ли вы вообще уловите какую-нибудь информацию. Либо мозг воспримет только один поток данных.
Поэтому в один промежуток времени нужно концентрироваться только на выполнении одной задачи. Это помогает лучше усвоить информацию и справиться с незаконченным делом.
Дедлайны
Всегда ставьте перед собой четкие сроки исполнения задач. Это дисциплинирует и помогает работать быстрее.
Внутренние дедлайны не так эффективны, поэтому, если понимаете, что не справитесь или отодвинете срок – попросите у знакомого или коллеги поставить перед вами внешний дедлайн. Тогда у вас появится дополнительная мотивация расправиться с задачами.
Готовьтесь с вечера
Если вам трудно вставать по утрам, и, уж тем более, планировать какие-то дела на день грядущий, просто займитесь этим вечером. Составьте список задач на следующий день, определитесь с тем, сколько времени понадобится на их выполнение. Решите какие-то мелкие бытовые вопросы: подготовьте рабочую одежду на завтра, обед с собой, сложите необходимые документы. Таким образом, вы разгрузите своё утро, вряд ли что-то забудете или упустите.
Помидорная техника
Метод “Pomodoro” пришёл из Италии и был назван в честь кухонного таймера в виде помидора. С помощью его Франческо Чирилло отмерял время работы и время перерывов. Его смысл в том, что рабочий процесс делится на определенные этапы 25/5: 25 минут на выполнение задачи и 5 минут перерыва. Через каждые четыре повтора (работа-отдых) делается перерыв в 30 минут и все по новой – пока задача не будет выполнена.
Работая таким образом, вы будете ценить своё время и понимать, сколько его уходит на разные задачи. Чтобы удобнее было засекать таймер, можно скачать одно из специализированных мобильных приложений.
90 на 30 и 52 на 17
Начнем с 90/30. Девяноста и тридцать – это количество минут. 90 – отводится на работу, 30 – на перерыв. Такой метод – смесь помидорного таймера и техники установления дедлайнов.
Та же самая механика и с 52/17, только здесь разные пропорции минут: 52 – отводится на работу, 17 – на отдых. Метод хорош для тех, кому сложно выполнять задачу 1,5 часа без перерыва.
Техника чередования работы и отдыха хороша тем, что помогает мозгу немного разгрузиться от задач, переключиться на что-то другое. Главное в таком методе – реально соблюдать временные рамки и относится к периоду отдыха с такой же серьезностью, как и к периоду работы. Отдых очень важен, чтобы разгрузиться и с новыми силами продолжать работать.
Деление большой задачи на маленькие
Метод «слона по кусочкам». Глобальные задачи и планы могут пугать объемами работ и масштабами затрат личных ресурсов. Попробуйте разделить такую работу поэтапно: «увеличить число подписчиков в группе клиники ВК»:
- Проанализировать целевую аудиторию.
- Узнать все о ее интересах, потребностях, привычном поведении.
- Взять консультацию у опытного маркетера в косметологической сфере (вот тут ссылка для записи на консультацию в моем боте Телеграм).
- Внедрить согласованные с маркетером стратегии.
- Принимать новых подписчиков и записывать новых клиентов.
- Проанализировать показатели эффективности.
Ну, примерно так. Если серьезно – просто делите работу с любым проектом на пошаговые этапы и будет вам счастье. Тогда сложные на первый взгляд дела по типу создания эффективного бизнес-аккаунта для рекламы, или разработки стратегии повышения продаж будут щёлкаться как орешки.
Канбан
Помогает отслеживать прогресс в делах. Просто представьте перед собой доску/таблицу, которую поделили на три столбца: «нужно выполнить», «в работе», «выполнено». Делается пометка для каждой задачи. На доске можно клеить стикеры или делать пометки, в таблицу – вносить данные. Методику можно сделать более подробной: расписать различные этапы и назначить ответственных. Так ещё проще отслеживать прогресс выполнения рабочих вопросов.
Девять дел
В основу принципа лежит обязательное выполнение девяти дел:
- одно “глобальное”;
- три поменьше;
- пять мелких.
Есть и упрощенная версия этого метода: выполнение трёх дел, но таких, которые приводят к глобальной цели. Предположим вы хотите дополнительно открыть интернет-магазин с уходовой косметикой. Это ваша глобальная цель, в день вы должны исполнять как минимум три задачи, которые вам помогут открыть магазин. Например, согласовать ТЗ по сайту, встретиться с юристом, изучить нормативные документы.
Матрица Эйзенхауэра
Одна из сложных методик управления временем и делами. Пользоваться матрицей на постоянной основе сложновато, но можно периодически к ней возвращаться. А может вам и не будет сложно;)
Суть метода в том, чтобы все задачи нужно делить на 4 категории:
- Первая группа важных и срочные дел имеет строгие дедлайны. На них нужно сконцентрироваться в первую очередь. Это может быть подписание договора с поставщиком косметики, ответ на важное письмо или поездка с ребёнком к репетитору.
- Важные и несрочные лучше распланировать. Задайте им дедлайн. Эти дела нужны для вашего роста, оставьте в своём расписании для них время. Сюда относится дополнительное обучение или походы в спортзал.
- Неважные и срочные вопросы можно делегировать. Это уборка по дому, постинг текстов в рабочем аккаунте или подготовка рабочей рассылки подчиненным.
- Неважные и несрочные дела, как правило, отнимают много времени и практически не несут какой-либо пользы. Это видеоигры, скроллинг ленты в соцсетях или просмотр телевизора. Лучше всего отказаться от таких дел или четко регламентировать время, которое отводится для них.
Что почитать по тайм-менеджменту?
Книг по теме – большущая гора. И выбирать нужно индивидуально: что зашло одному может не подойти другому. Я все же возьму на себя смелость и предложу список из 7 книг по эффективному тайм-менеджменту.
- Работы Глеба Архангельского, в особенности «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Читатели советуют именно ее, потому что в книге на простых реальных примерах даётся ответ на вопрос «как успевать больше?». Многие утверждают в отзывах, что информация настолько просто подана, что подойдёт для «чайников» в тайм-менеджменте.
- «Экстремальный тайм-менеджмент» от Алексея Толкачева. На примере главного героя книги мы видим, как вялый и безынициативный человек всего за 2 месяца (благодаря проверенным техникам) превращается в эффективного мужчину и создаёт собственный бизнес.
- «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» от Франческо Чирилло. Книга от того самого создателя техники Помидора. Книга рассказывает о том, как концентрироваться на задачах, обходить прокрастинацию и не срывать установленные дедлайны.
- «Джедайские техники» от Максима Дорофеева. Нашумевший бестселлер среди блогеров, книга часто появлялась в сторис даже у миллионников. Автор предлагает практические, проверенные и обоснованные приемы для разгрузки списка задач без выгорания.
- “Путь джедая” для тех, кому “зайдут” “Джедайские техники”. Максим Дорофеев предлагает новые мысли, которые позволят вам достигнуть продвинутого уровня “джедая” тайм-менеджмента.
- “Мой продуктивный год”. Автор проверил на себе самые популярные техники и методики управления своим временем и описал свой эксперимент в книге. В итоге Крис Бейли выбрал 25 наиболее действенных техник.
- “Позитивный тайм-менеджмент” от Марии Хайнц объединяет позитивную психологию и тайм-менеджмент, даже самый занятой человек в мире обретет гармонию в жизни и точно все будет успевать без ущерба психике.
Книг по теме предостаточно, но тут, как и с техниками, пока не начнешь интересоваться, не поймешь, что тебе зайдет, а какая информация окажется бесполезной. Вот поэтому я не навязываю вам какие-то определенные печатные издания. Почитайте отзывы в интернете, скачайте электронные версии или аудиокниги. Последние удобно изучать на тренировках, в пробке или очереди ожидания.
Вместо выводов
Тайм-менеджмент позволяет внедрить в свою жизнь некоторые техники, которые позволяют более эффективно распоряжаться временем, справляться в срок со своими делами и уверенно шагать навстречу своим глобальным целям. Методы управления временем помогают решать и рабочие, и личные вопросы, без получения профессионального выгорания и ухода в прокрастинацию.
Современные техники действительно приносят свои результаты, но не забывайте, что в сутках все еще 24 часа, не пытайтесь бороться с самим собой и подчинить себе время. Следуйте методикам тайм-менеджмента без надрывов и у вас все выйдет.
Получить консультацию по эффективному распоряжению временем и профессиональному планированию в косметологической сфере можно в моем боте. Уверен, что знания опытного маркетера в нише косметологии будут полезны и в этой теме.
Записаться на консультацию: 👇
Telegram ВКонтакте
